ProcMaster

🖥שלב 1 — הזנת פרטי כניסה

בכל כניסה למערכת מופיע חלון ההתחברות באופן אוטומטי. המערכת דורשת שם משתמש וסיסמה בלבד בשלב הראשון.

1. פתח את כתובת המערכת בדפדפן. Chrome ו-Edge מומלצים.
2. הזן את שם המשתמש שלך בשדה הראשון.
3. הזן את הסיסמה שלך בשדה השני.
4. לחץ על כפתור "כניסה" או הקש Enter.
5. אם הפרטים שגויים — תוצג הודעת שגיאה אדומה. בדוק שפסיקים ורווחים נכונים ונסה שוב.

📱שלב 2 — אימות דו-שלבי (2FA)

לאחר הזנת פרטים נכונים, המערכת שולחת קוד בן 6 ספרות לכתובת המייל שהוגדרה לחשבונך. יש להזין את הקוד בתוך המגבלת הזמן.

1. פתח את תיבת המייל שלך — חפש הודעה מ-ProcMaster עם קוד 6 ספרות.
2. שים לב לכתובת המייל המוצגת למחצה על המסך (לאימות שהמייל נשלח לחשבון הנכון).
3. הזן כל ספרה בתיבה הנפרדת המתאימה (6 תיבות בסדר משמאל לימין).
4. לאחר הספרה האחרונה — המערכת מבצעת אימות אוטומטי. אין צורך ללחוץ על כפתור נוסף.
5. אם הקוד שגוי — תוצג הודעת שגיאה; ניתן לנסות שוב.
6. לחלופין, לחץ "אמת קוד" לאחר הזנת כל 6 הספרות.

🔒פקיעת סיסמה

המערכת מחייבת שינוי סיסמה כל 60 יום. כאשר הסיסמה פגה:

1. בעת ההתחברות, יוצג מסך "נדרש שינוי סיסמה".
2. הזן את הסיסמה הנוכחית וסיסמה חדשה.
3. הסיסמה החדשה חייבת לעמוד בדרישות: לפחות 8 תווים, אות גדולה, אות קטנה, ספרה ותו מיוחד.
4. לאחר שינוי מוצלח, תועבר למסך ההתחברות הרגיל.

🔓יציאה מהמערכת

1. לחץ על כפתור "יציאה" בפינה הימנית העליונה של הסרגל.
2. הסשן יסתיים וחלון ההתחברות יחזור להיות פתוח.

הדשבורד הוא מסך הבית של המערכת. הוא מציג מדדי ביצוע עיקריים (KPI), גרפים ומידע על פעילות רכש בפרק הזמן שנבחר.

📅בחירת תקופה וסינון

בראש הדשבורד מופסרת שורת סינון המאפשרת לשלוט על הנתונים המוצגים:

• חודש / רבעון / חצי שנה / שנה — לחץ על כפתור התקופה הרצויה.
• בחר חודש / רבעון / שנה ספציפי — השתמש בתפריטי הנפתחים לבחירה מדויקת.
• סינון לפי ספק — בחר ספק מהרשימה להצגת נתונים של ספק ספציפי בלבד.
• לחץ 🔄 רענן לטעינה מחדש של הנתונים.

▮לשוניות הדשבורד

הדשבורד מחולק ל-5 לשוניות:

📈כרטיסי KPI מרכזיים

כרטיס KPI	תיאור
בקשות רכש החודש	מספר ה-PRs שנוצרו בתקופה הנבחרת + ערכן הכולל
הזמנות רכש החודש	מספר ה-POs בתקופה + ערכן
הזמנות פתוחות	הזמנות שנשלחו לספק וטרם התקבלו במלואן
קבלות סחורה	מספר תעודות GRN שאושרו בתקופה
חשבוניות החודש	מספר חשבוניות ספק + ערכן הכולל
שולם החודש	סכום תשלומים שבוצעו בפועל בתקופה
ממתינות לאישור	בקשות ו/או מסגרות הממתינות לאישור — דורש טיפול
חשבוניות באיחור	חשבוניות שעברה תאריך הפירעון שלהן ולא שולמו
ממוצע ימים PR-PO	ממוצע מספר הימים מיצירת בקשה עד יצירת הזמנה

מודול הספקים נמצא תחת לשונית ניהול בסרגל הניווט (גלוי למנהל רכש ורוכש).

🏢יצירת ספק חדש

1. לחץ על לשונית ניהול בסרגל הניווט.
2. לחץ על הלשונית ספקים בתפריט הניהול.
3. לחץ על הכפתור "+ ספק חדש" בפינה הימנית העליונה.
4. מלא את שדות הספק (ראה טבלת שדות להלן).
5. עבור ללשונית אנשי קשר להוספת אנשי קשר של הספק.
6. לחץ "שמור" לסיום.

📝שדות פרטי ספק

✅תהליך אישור ספק

ספקים חדשים עוברים תהליך אישור לפני שניתן להשתמש בהם ליצירת הזמנות רכש:

• ספק חדש נכנס למערכת בסטטוס ממתין לאישור.
• רק משתמש בעל הרשאת proc_admin או מנהל רכש יכול לאשר או לדחות ספק.
• כפתור ✔ מופיע ליד ספקים ממתינים ברשימה — לחיצה עליו פותחת חלון אישור/דחייה עם אפשרות להוספת הערה.
• ספק שלא אושר לא יופיע ברשימת הספקים בעת יצירת הזמנת רכש (PO).
• ניתן לצפות בהיסטוריית אישורים של כל ספק בכרטיס הספק.

☑רשימת תיוג מסמכים נדרשים

לכל ספק מוגדרת רשימת מסמכים נדרשים (ניהול בנק, עוסק מורשה, תעודת התאגדות, ביטוח). לא ניתן ליצור הזמנת רכש (PO) לספק שלא כל המסמכים שלו אומתו.

1. פתח ספק ועבור ללשונית מסמכים.
2. בראש הלשונית תופיע רשימת תיוג מסמכים נדרשים עם סטטוס כולל (הושלם / חסר).
3. לכל סוג מסמך מוצגת תיבת סימון — לחץ עליה לסמן שהמסמך אומת.
4. רק בעלי הרשאת proc_admin או proc_buyer יכולים לסמן/לבטל סימון.
5. כאשר כל המסמכים מאומתים, הסטטוס משתנה להושלם וניתן להזמין מהספק.

📄סוגי מסמכי ספק

סוגי המסמכים הנדרשים לכל ספק:

• ניהול בנק — אישור ניהול חשבון בנק.
• עוסק מורשה — תעודת עוסק מורשה.
• תעודת התאגדות — תעודת התאגדות של חברה.
• ביטוח — פוליסת ביטוח.

📋טבלת ספקים — תצוגת רשימה

רשימת הספקים מציגה לצד כל ספק תגית סטטוס אישור (ממתין / מאושר / נדחה) וכן תגית סיווג ABC (A / B / C).

👥ניהול אנשי קשר

לכל ספק ניתן לשייך מספר אנשי קשר (נציגי מכירות, לוגיסטיקה וכד'):

1. פתח ספק קיים ועבור ללשונית אנשי קשר.
2. לחץ "+ איש קשר".
3. הזן שם, תפקיד, מייל וטלפון של איש הקשר.
4. לחץ שמור.

💰מחירוני ספקים

מחירון ספק מאפשר להגדיר מחירים מוסכמים לפי מוצר, כולל מחיר כמותי (bulk pricing).

הצגת מחירון ספק

1. עבור ללשונית מחירוני ספקים תחת ניהול.
2. בחר ספק מהתפריט הנפתח.
3. המחירון יוצג בטבלה — כולל מוצר, מק"ט ספק, מחיר יחידה, מטבע, כמות מינימום, מחיר כמותי וזמן אספקה.

הוספת שורה למחירון

1. בחר ספק ולחץ "+ הוסף שורה".
2. בחר מוצר מהקטלוג, הזן מק"ט ספק (אופציונלי), מחיר יחידה ומטבע.
3. לאפשרות מחיר כמותי: הזן מחיר כמותי ומינימום לכמותי (כמות מעל אשר המחיר הכמותי חל).
4. הגדר תאריכי תוקף (מ/עד) אם רלוונטי.
5. לחץ 💾 שמור.

ייבוא מחירון מ-Excel/CSV

1. לחץ 📄 תבנית להורדת תבנית Excel.
2. מלא את הנתונים בקובץ התבנית.
3. לחץ 📤 טעינה ובחר את הקובץ שמילאת.

קטלוג המוצרים מנהל את כל הפריטים שניתן להזמין דרך המערכת. כל מוצר מזוהה באמצעות מק"ט ייחודי.

📦יצירת מוצר חדש

1. עבור ללשונית ניהול ← מוצרים.
2. לחץ "+ מוצר חדש".
3. מלא את שדות המוצר (ראה טבלה להלן).
4. לחץ שמור.

📝שדות המוצר

🔁מוצרים חלופיים

ניתן לקשר מוצרים חלופיים (תחליפים) לכל מוצר. הדבר שימושי כאשר מוצר אזל מהמלאי.

1. פתח מוצר קיים לעריכה.
2. עבור ללשונית חלופות בחלון המוצר.
3. לחץ "+ הוסף חלופה".
4. חפש מוצר מהקטלוג והוסף אותו כחלופה.
5. להסרת חלופה — לחץ על כפתור המחיקה ליד המוצר.

⚡יצירת מוצר מהיר מטופס PR

כאשר יוצרים בקשת רכש וצריך מוצר שעוד לא קיים בקטלוג, ניתן ליצור אותו במהירות ישירות מהטופס:

1. בשדה חיפוש המוצר בטופס PR, הקלד את שם המוצר שאינו קיים.
2. בתחתית רשימת התוצאות יופיע כפתור "+ צור מוצר חדש".
3. לחץ עליו — ייפתח חלון מינימלי ליצירת מוצר.
4. מלא לפחות מק"ט ושם ולחץ שמור.
5. המוצר יוסף לקטלוג ויוצב אוטומטית בשדה הבקשה.

🔍חיפוש וסינון מוצרים

• השתמש בשדה חיפוש לחיפוש לפי מק"ט, שם מוצר או דגם.
• השתמש בתפריט קטגוריה לסינון מוצרים לפי קטגוריה.

קטגוריות מאפשרות לאחסן ולנהל מוצרים בצורה מסודרת ולסנן אותם בדוחות.

📂יצירת קטגוריה

1. עבור לניהול ← קטגוריות.
2. לחץ "+ קטגוריה חדשה".
3. הזן שם לקטגוריה ולחץ 💾 שמור.

📃הוספת תת-קטגוריה

לאחר יצירת קטגוריה, תוצג בטבלה עמודת תתי-קטגוריות. לחץ על הכפתור בשורת הקטגוריה להוספת תת-קטגוריה חדשה.

דרישת רכש (Purchase Request) היא הצעד הראשון בתהליך הרכש. כל עובד בעל הרשאה יכול ליצור PR.

📈מחזור חיי PR

📄יצירת בקשת רכש חדשה

1. לחץ על לשונית בקשות רכש בסרגל הניווט.
2. לחץ "+ בקשה חדשה".
3. מלא את פרטי הבקשה (ראה שדות להלן).
4. הוסף פריטים לבקשה (ראה סעיף "הוספת פריטים").
5. הגדר תאריך אספקה נדרש — שדה חובה לפני הגשה.
6. לחץ 💾 שמור טיוטה לשמירה ללא שליחה, או ➤ שלח לאישור להגשה.

📝שדות בקשת הרכש

📦הוספת פריטים לבקשה

1. בתחתית טופס ה-PR לחץ "+ הוסף פריט".
2. בשדה המוצר — הקלד שם או מק"ט לחיפוש. רשימה מוצגת עם שם, מק"ט וגרסה.
3. בחר מוצר מהרשימה — שדה מק"ט (SKU) מתמלא אוטומטית.
4. הזן כמות ומחיר יחידה משוער.
5. ניתן לערוך את ה-SKU ידנית אם נדרש.
6. ניתן להוסיף הערה לפריט.
7. חזור על שלבים 1–5 לכל פריט נוסף.
8. לביטול פריט — לחץ על סמל ה-X בשורתו.

🔍חיפוש וסינון בקשות

• השתמש בשדה חיפוש לחיפוש לפי מספר PR, כותרת או שם המבקש.
• לחץ על כרטיסיות הסטטוס (טיוטה / ממתינה / מאושרת / נדחתה / מבוטלת) לסינון.
• לחצן "ממתינות לאישורי" (כחול) מציג רק בקשות הממתינות לאישורך האישי.
• סמן "הצג מבוטלים" להצגת בקשות מבוטלות.

💬תגובות ותיעוד פנימי

בתחתית כל PR קיים אזור תגובות — ניתן להוסיף הערות, הבהרות ושאלות פנימיות. תגובות נשמרות עם שם המשתמש והחותמת הזמן.

📜חוקי אישור

חוקי אישור קובעים מי נדרש לאשר בקשה בהתאם לסכומה. ניתן להגדיר מספר שלבי אישור לכל חוק.

1. עבור לניהול ← חוקי אישור.
2. לחץ "+ כלל חדש".
3. הזן שם לכלל, סכום מינימום, סכום מקסימום ועדיפות.
4. עבור ללשונית שלבי אישור — הוסף שלב לכל מאשר נדרש.
5. לכל שלב בחר מאשר (משתמש ספציפי) וסדר (שלב 1, 2 וכד').
6. לחץ שמור.

⚖הפרדת תפקידים (SOD)

כאשר הגדרת SOD מופעלת בהגדרות המערכת:

• יוצר בקשת רכש אינו יכול לאשר אותה.
• מאשר בקשת הרכש (PR) אינו יכול לאשר את החשבונית המשויכת.
• זה חל גם על הזמנות מסגרת: יוצר המסגרת לא יוכל לאשר אותה.

🔔אישור בקשות ממתינות

1. לחץ על כפתור 🔔 אישורים בפינה הימנית של הסרגל — מוצג מס' הבקשות הממתינות.
2. לחלופין, עבור לבקשות רכש ולחץ על כרטיסית "ממתינות לאישורי".
3. לחץ על בקשה לפתיחתה ובדוק את הפרטים והפריטים.
4. לחץ ✓ אשר לאישור, או ✗ דחה לדחייה עם הסבר.

🕑מעקב סטטוס אישור

בתצוגת PR קיימת ציר הזמן (Timeline) של שלבי האישור — מוצגים שלבים שאושרו (ירוק), בהמתנה (צהוב) ונדחו (אדום).

📧תזכורות אישור

המערכת שולחת תזכורות אוטומטיות למאשרים לאחר מספר השעות שהוגדר בהגדרות (ברירת מחדל: 24 שעות). ניתן גם לשלוח תזכורת ידנית מהדשבורד.

📈מחזור חיי PO

📋יצירת הזמנת רכש מבקשה מאושרת

1. עבור לבקשת רכש מאושרת ופתח אותה.
2. לחץ "📋 צור PO" בתחתית הטופס.
3. ייפתח טופס PO עם פרטי הבקשה מאוכלסים מראש.
4. בחר ספק מהרשימה.
5. ודא את הפריטים, המחירים ותאריך האספקה.
6. לחץ שמור (טיוטה) או שלח לאישור.

📋יצירת הזמנת רכש ישירה (ללא PR)

1. עבור להזמנות רכש ולחץ "+ הזמנה חדשה".
2. מלא כותרת, בחר ספק, הוסף פריטים ותאריך אספקה.
3. שמור כטיוטה או שלח לאישור.

🚚אחריות משלוח

בטופס הזמנת רכש ניתן לציין את אחריות המשלוח:

בחירה זו תופיע ב-PDF ההזמנה ובגרסת ה-HTML לשליחה לספק.

🏢חיפוש מוצרים עם עדיפות לספק

בעת הוספת פריט לטופס PO, לאחר בחירת ספק:

• מוצרים שנמצאים במחירון הספק יסומנו בירוק ברשימת החיפוש.
• עבורם, המחיר המוסכם יוצב אוטומטית.
• מוצרים שאינם במחירון הספק יוצגו ללא הדגשה ויאפשרו הזנת מחיר ידנית.

📧שליחת הזמנה לספק בדוא"ל

1. פתח PO מאושרת.
2. לחץ "📧 שלח לספק".
3. המערכת תשלח את ה-PO למייל הספק ותסמן את ההזמנה כנשלחה אוטומטית.

✅אישור הזמנה על ידי הספק

לאחר שליחת הזמנת הרכש לספק, יש לתעד את אישור הספק:

1. פתח את ההזמנה שנשלחה לספק.
2. בסקשן "אישור ספק" בחר את אמצעי האישור: מייל / טלפון / וואטסאפ / פקס / פגישה / אחר.
3. הוסף הערה עם פרטי האישור — לדוגמה: "התקבל אישור במייל מיוסי ב-10/04 שעה 14:30".
4. לחץ "✓ אישור ספק התקבל".

לאחר האישור, המערכת מציגה:

• ספק אישר ✓ עם תאריך האישור.
• פרטי האישור: אמצעי, הערה, ומי אישר.
• ניתן לצפות בסטטוס אישור ספק בטבלת ההזמנות.

🔍אישור דוגמאות (Sample Approval)

לפריטים שדורשים אישור דוגמה לפני המשך תהליך הרכש:

• בשורת הפריט בהזמנה, ניתן לסמן "דוגמה נדרשת".
• סטטוסי דוגמה:

• רק לאחר אישור הדוגמה ניתן להמשיך בתהליך הרכש עבור אותו פריט.
• מנהל רכש (proc_admin) או מאשר (proc_approver) יכול לאשר או לדחות דוגמה.

🔍חיפוש וסינון הזמנות

• חיפוש לפי מספר PO, שם ספק, או כותרת.
• סינון לפי ספק מהתפריט הנפתח.
• סינון לפי סטטוס: טיוטה / מאושרת / נשלחה / מבוטלת.

הזמנת מסגרת (Blanket Order) היא הסכם עם ספק לאספקת מוצרים לאורך תקופה, עד תקרה מוגדרת (כספית או כמותית). מכל מסגרת ניתן "למשוך" הזמנות ספציפיות — כל משיכה יוצרת PO מאושרת אוטומטית.

📈מחזור חיי הזמנת מסגרת

📦יצירת הזמנת מסגרת חדשה

1. עבור למסגרות בסרגל הניווט.
2. לחץ "+ מסגרת חדשה".
3. מלא את פרטי המסגרת (ראה שדות להלן).
4. הוסף פריטים למסגרת (מוצרים עם כמות מקסימלית ומחיר יחידה).
5. לחץ 💾 שמור טיוטה.

📝שדות הזמנת מסגרת

➤שליחה לאישור ואישור מסגרת

1. לאחר שמירת הטיוטה, לחץ "➤ שלח לאישור".
2. המסגרת תעבור לסטטוס ממתינה לאישור.
3. רק מנהל רכש (proc_admin) או מאשר (proc_approver) יכולים לאשר מסגרת.
4. כאשר SOD פעיל: יוצר המסגרת לא יוכל לאשרה בעצמו.
5. המאשר לוחץ "✓ אשר" — המסגרת הופכת לפעילה.

📤משיכה ממסגרת (Call-Off / Release)

משיכה היא שימוש חלקי בהסכם המסגרת. כל משיכה מאושרת יוצרת הזמנת רכש (PO) מאושרת אוטומטית.

1. פתח מסגרת פעילה.
2. לחץ "📤 משיכה חדשה" בחלון המסגרת.
3. יוצג פירוט פריטי המסגרת עם עמודות: זמין / כבר נמשך / כמות למשיכה.
4. הזן את הכמות שברצונך למשוך לכל פריט.
5. לחץ "📤 צור משיכה" — ה-PO ייוצר אוטומטית.

📈מעקב ניצול מסגרת

בחלון המסגרת הפעילה מוצגים:

• תקרה — הסכום / כמות המקסימלית שהוסכמה.
• נוצל — הסכום / כמות שנמשכו עד כה.
• יתרה — מה שנותר לניצול.
• משיכות — מספר ה-releases שבוצעו.
• ימים לסיום — ימים שנותרו עד תאריך סיום ההסכם.
• סרגל התקדמות — מציג ויזואלית את אחוז הניצול. מעל 80% — הסרגל משנה צבע לאזהרה.

📅היסטוריית משיכות

בתחתית חלון המסגרת מוצגת טבלת היסטוריית כלל המשיכות — כולל מספר משיכה, תאריך, פריטים, סה"כ, יוצר וסטטוס PO.

✘סגירה/ביטול מסגרת

• ביטול — ביטול המסגרת לפני אישורה. פעולה זו מסמנת אותה כמבוטלת.
• סגירה — סיום מוקדם של מסגרת פעילה. לא ניתן לבצע משיכות נוספות.

קבלת סחורה (Goods Receipt Note) מתעדת את קבלת הפריטים בפועל מהספק, כנגד הזמנת רכש שנשלחה. ניתן להיווצר על ידי proc_admin, proc_buyer או proc_receiver (מקבל סחורה).

🚚יצירת קבלת סחורה

1. עבור לקבלות סחורה בסרגל הניווט.
2. לחץ "+ קבלה חדשה".
3. בחר את הזמנת הרכש (PO) שכנגדה מתבצעת הקבלה — ניתן לבחור רק POs שנשלחו לספק.
4. המערכת תאכלס אוטומטית את פרטי הפריטים מה-PO.
5. עדכן כמויות שהתקבלו בפועל לכל פריט (עשויות להיות שונות מהמוזמן).
6. הזן מספר אצווה (batch number) לכל פריט אם רלוונטי.
7. הזן אצוות יצרן (manufacturer batch) אם שונה ממספר האצווה הפנימי.
8. הזן תאריך קבלה ומספר תעודת משלוח.
9. הוסף הערות אם נדרש.
10. לחץ שמור.

✅אישור קבלת סחורה

לאחר יצירה, ה-GRN יהיה בסטטוס ממתינה לאישור. מנהל הקבלה / מנהל הרכש לוחץ "אשר" — הסטטוס משתנה לאושרה.

📦מעקב אצוות

מעקב אצוות מאפשר עקיבות מלאה של סחורה שהתקבלה — מהפריט שהתקבל ועד לאצווה של היצרן.

• בעת יצירת קבלת סחורה, ניתן לרשום מספר אצווה פנימי לכל פריט.
• אם מספר האצווה של היצרן שונה מהמספר הפנימי, ניתן לרשום גם אצוות יצרן בנפרד.
• נתוני האצווה נשמרים בכרטיס הקבלה ומאפשרים מעקב לאחור (traceability) במקרה של ריקול או בדיקות איכות.
• ניתן לחפש פריטים לפי מספר אצווה בדוחות המערכת.

🔍חיפוש וסינון קבלות

• חיפוש לפי מספר קבלה או שם ספק.
• סינון לפי סטטוס: ממתינה לאישור / אושרה.

מודול חשבוניות ספק מבצע בקרה אוטומטית בשלושה מישורים: הזמנת הרכש (PO) ← קבלת הסחורה (GRN) ← חשבונית הספק. כאשר שלושתם תואמים — החשבונית מוכנה לאישור תשלום.

💰הזנת חשבונית חדשה

1. עבור לחשבוניות ספק בסרגל הניווט.
2. לחץ "+ חשבונית חדשה".
3. בחר את הזמנת הרכש (PO) שכנגדה הוגשה החשבונית.
4. הזן מספר חשבונית של הספק (ייחודי לכל ספק).
5. הזן תאריך חשבונית ותאריך תשלום (due date).
6. הזן סכום לפני מע"מ ואת שיעור המע"מ.
7. לחץ שמור.

⚖בדיקת 3-Way Match

לאחר שמירת החשבונית, המערכת מבצעת בדיקת התאמה אוטומטית:

✅אישור חשבונית

1. פתח חשבונית ממתינה.
2. בדוק את פרטי ההתאמה המוצגים.
3. אם ההתאמה תקינה — לחץ "✓ אשר".
4. אם יש סטייה ואתה מנהל רכש — לחץ "✓ אשר עם סטייה" (בלחיצה זו נרשם הפער בתיעוד).

💰רישום תשלום

1. פתח חשבונית מאושרת.
2. לחץ "💰 רשום תשלום".
3. הזן סכום, תאריך תשלום, אמצעי תשלום (העברה בנקאית / צ'ק / כרטיס / מזומן) ומספר אסמכתא.
4. הוסף הערות אם נדרש.
5. לחץ "💰 שמור תשלום".

ניתן לבצע תשלום חלקי — מספר תשלומים לאותה חשבונית. היסטוריית כל התשלומים מוצגת בחלון החשבונית.

📈סטטוסי תשלום

סטטוס	משמעות
ממתינה	חשבונית שטרם אושרה לתשלום
מאושרת	חשבונית שאושרה — ממתינה לביצוע תשלום
תשלום חלקי	שולם חלק מסכום החשבונית
שולמה	כלל סכום החשבונית שולם
באיחור	עברה תאריך הפירעון ולא שולמה

מודול הדוחות נמצא תחת לשונית דוחות בסרגל הניווט. קיימים 7 דוחות שונים:

🔍1. מעקב דרישות (Pipeline)

טבלת מעקב מקיפה — מציגה כל דרישת רכש פתוחה ממצב PR ועד תשלום בשורה אחת.

• עמודות: מס' בקשה, כותרת, מחלקה, סטטוס PR, מס' הזמנה, ספק, סכום, סטטוס PO, חשבונית, סטטוס תשלום, ממתין אצל, מבקש.
• עמודת "ממתין אצל" — מציגה מי חוסם את ההתקדמות כרגע.
• ניתן לסנן לפי מחלקה ולהציג/להסתיר מבוטלים.
• לחיצה על כותרת עמודה ממיינת את הטבלה.
• ניתן לייצא ל-Excel ול-PDF.

💰2. חשבוניות ממתינות לתשלום

רשימת כל החשבוניות שטרם שולמו במלואן.

• KPIs: ספירת חשבוניות, שווי כולל, מספר/שווי באיחור, ב-7 ימים הקרובים.
• ניתן לסנן לפי ספק.
• שורות באיחור מסומנות ברקע ורוד.
• ניתן לייצא ל-Excel ול-PDF.

📋3. הזמנות פתוחות

כל POs שאושרו/נשלחו וטרם סגורים.

• KPIs: ספירת הזמנות פתוחות, שווי כולל, מספר הזמנות באיחור אספקה.
• ניתן לסנן לפי ספק.
• עמודת "ימים באיחור" מציגה כמה ימים עברו מהמועד הצפוי לאספקה.
• ניתן לייצא ל-Excel ול-PDF.

💲4. ניתוח חסכון

השוואה בין הסכום המשוער בבקשות הרכש (PR) לסכום שהוזמן בפועל (PO).

• KPIs: אומדן כולל, בפועל כולל, סכום חיסכון, אחוז חיסכון.
• ניתן לסנן לפי תקופה: חודש / רבעון / שנה / הכל.
• טבלה מפורטת לכל זוג PR-PO.
• ניתן לייצא ל-Excel ול-PDF.

🏢5. ריכוז לפי ספק

סיכום הוצאות ותשלומים מול כל ספק.

• KPIs: ספקים פעילים, סה"כ הוצאות.
• טבלה עם: מס' הזמנות, סה"כ הזמנות, מס' חשבוניות, סה"כ חשבוניות, שולם, יתרה לתשלום.
• ניתן לבחור תקופה ולייצא ל-Excel/PDF.

📧6. הזמנות לשליחה

הזמנות שאושרו וטרם נשלחו לספק.

• KPIs: מספר הזמנות ממתינות ושוויין.
• לחיצה על "שלח מייל" בשורת הזמנה תשלח אותה לספק ותסמן אותה כנשלחה.

📿7. מעקב ויזואלי

תצוגת מטריצה ויזואלית של שלבי תהליך הרכש לכל דרישה.

• כל שורה = דרישת רכש אחת.
• ריבועים צבעוניים: ירוק — הושלם / כתום — שלב נוכחי / אפור — טרם הגיע / אדום — מבוטל.
• שלבים: בקשה נוצרה / אישור PR / הזמנה נוצרה / נשלח לספק / סחורה התקבלה / שולם.
• ניתן לסנן לפי מחלקה ולייצא ל-Excel/PDF.

ProcMaster מאפשר ייצוא נתונים בפורמטים שונים לצורכי עבודה חיצוניים, ארכיון וניתוח.

📊ייצוא מדוחות — Excel ו-PDF

בכל אחד מהדוחות (Pipeline, חשבוניות ממתינות, הזמנות פתוחות, חיסכון, לפי ספק, ויזואלי) מופיעים בפינה הימנית שני כפתורים:

• 📊 Excel — ייצוא לקובץ .xlsx הניתן לפתיחה ב-Microsoft Excel או Google Sheets.
• 📄 PDF — ייצוא לקובץ PDF מוכן להדפסה.

📥ייצוא CSV ממסכי ניהול

מסכי הרשימות הבאים כוללים כפתור "📥 ייצוא CSV":

• ספקים
• בקשות רכש (PR)
• הזמנות רכש (PO)
• קבלות סחורה (GRN)
• חשבוניות ספק

📄ייצוא / ייבוא מחירון ספק

• 📄 תבנית — הורדת תבנית Excel לעדכון מחירון.
• 📤 טעינה — ייבוא מחירון מ-CSV/Excel.
• 📥 ייצוא — ייצוא המחירון הקיים ל-CSV.

מסך ההגדרות נמצא תחת ניהול ← הגדרות. גלוי ופעיל למנהל רכש (proc_admin) בלבד.

⚙הגדרות כלליות

💲ניהול מע"מ

תחת ניהול ← מע"מ:

1. הזן את שיעור המע"מ הנוכחי בשדה המתאים.
2. בחר פעיל / לא פעיל.
3. לחץ "💾 שמור מע"מ".
4. היסטוריית שינויי המע"מ (תאריך, שיעור, מי שינה) מוצגת בתחתית הדף.

👥ניהול הרשאות משתמשים

תחת ניהול ← הרשאות:

הוספת משתמש למערכת הרכש

1. לחץ "+ הוספת משתמש".
2. בחר משתמש מהמערכת הראשית.
3. בחר תפקיד רכש (ראה טבלת תפקידים להלן).
4. לחץ "💾 הוסף".

תפקידי הרשאה

תפקיד	תיאור הרשאות
proc_viewer — צופה בלבד	יכול לצפות בכל המסמכים בלבד. חסום מלחלוטין מיצירה, עריכה, מחיקה ואישור של כל ישות במערכת.
proc_buyer — קניין / רוכש	יכול ליצור ולעדכן PRs, POsּ, GRNs, חשבוניות והחזרות. יכול לאשר PO וחשבונית. יכול לאמת מסמכי ספק ברשימת תיוג.
proc_receiver — מקבל סחורה	יכול ליצור ולאשר קבלות סחורה (GRN) וליצור החזרות לספקים. לא יכול ליצור הזמנות או לאשר מסמכים אחרים.
proc_approver — מאשר	יכול לאשר PRs, POsּ ומסגרות (בכפוף ל-SOD). לא יכול לשנות הגדרות.
proc_admin — מנהל רכש	גישה מלאה: הגדרות, אישור עם סטייה, יצירת/מחיקת ישויות. אישור מסגרות.

הסרת הרשאה

לחץ על כפתור הסר בשורת המשתמש הרלוונטי בטבלת ההרשאות.

✉הגדרות SMTP (שליחת מיילים)

תחת ניהול ← הגדרות קיים סעיף הגדרות SMTP:

• מציג את סטטוס חיבור ה-SMTP (מוגדר / לא מוגדר).
• מציג שרת SMTP, משתמש, שולח (From) ותוקף לינק אישור.
• מאפשר שליחת מייל בדיקה לאימות תקינות ההגדרות.

💾שמירת הגדרות

לאחר כל שינוי בהגדרות — לחץ "💾 שמור הגדרות" לשמירה. ללא לחיצה זו, השינויים לא ייספרו.

מודול החזרות לספקים מאפשר לתעד ולנהל החזרת סחורה לספק, כולל מעקב עד לקבלת זיכוי. כל החזרה מקושרת לקבלת סחורה (GRN) מאושרת. ניתן להיווצר על ידי proc_admin, proc_buyer או proc_receiver (מקבל סחורה).

📈מחזור חיי החזרה (RTN)

↩יצירת החזרה חדשה

1. עבור להחזרות לספקים בסרגל הניווט.
2. לחץ "+ החזרה חדשה".
3. בחר קבלת סחורה (GRN) מאושרת — ניתן ליצור החזרה רק מ-GRN שאושרה.
4. המערכת תאכלס אוטומטית את פרטי ה-PO, הספק והפריטים מה-GRN.
5. הזן כמות להחזרה לכל פריט רלוונטי.
6. הזן מספר אצווה אם רלוונטי.
7. בחר סיבת החזרה (פגם, אי-התאמה למפרט, עודף וכד').
8. הוסף הערות אם נדרש.
9. לחץ 💾 שמור.

📝שדות החזרה

📦פריטי החזרה

כל שורת החזרה מתייחסת לפריט מתוך קבלת הסחורה (GRN) המקורית:

• מוצר — שם ומק"ט המוצר (מקושר לשורת ה-GRN).
• כמות שהתקבלה — הכמות המקורית שנרשמה בקבלה.
• כמות להחזרה — הכמות שמוחזרת לספק (לא יכולה לעלות על הכמות שהתקבלה).
• מספר אצווה — מספר האצווה של הפריט המוחזר, אם רלוונטי.

🔍חיפוש וסינון החזרות

• חיפוש לפי מספר החזרה (RTN) או שם ספק.
• סינון לפי סטטוס: טיוטה / נשלחה / אושרה ע"י ספק / זוכתה.

📊דשבורד מלאי

מסך הפתיחה של לשונית המלאי מציג כרטיסיות KPI בלחיצה:

כרטיסייה	תיאור	לחיצה
פריטים במלאי	סה"כ מוצרים עם יתרה	מעבר ליתרות — ללא סינון
מתחת למינימום	מוצרים שיתרתם נמוכה מנקודת ההזמנה	סינון: מתחת למינ'
אזל מהמלאי	on_hand = 0	סינון: אזל
מלאי מת	יש יתרה אך לא נוצפק 90+ ימים (לא כולל פריטים שהתקבלו לאחרונה)	סינון: מת
מלאי איטי	יש יתרה, ניפוק אחרון לפני 60-90 ימים	סינון: איטי
שווי מלאי	סה"כ שווי כל המלאי בש"ח	—
המלצות להזמנה	פריטים שיש להזמין (מתחת למינ' / אזל)	סינון: דורש הזמנה

חשב צריכה חודשית מחדש — כפתור (warehouse + admin) שמחשב מחדש את הצריכה הממוצעת לפי 90 ימים אחרונים.

📋יתרות מלאי

טבלת יתרות מציגה לכל מוצר: מק"ט, שם, מחסן, יתרה (on_hand), בהזמנה, זמין, מינימום, מקסימום, סטטוס, צריכה חודשית, מלאי לחודשים, עלות ממוצעת ושווי.

• סינון — חיפוש חופשי, מחסן, וסטטוס (תקין / מתחת למינ' / מעל מקס' / אזל / מת / איטי / דורש הזמנה).
• ייבוא מלאי — קובץ CSV עם עמודות: sku, quantity, unit_cost (אופציונלי), warehouse_code (אופציונלי).
• ייצוא CSV — מוריד קובץ עם כל היתרות הנוכחיות.

כפתורי פעולה בשורה (warehouse + admin בלבד)

כפתור	תיאור
✎ הגדרות	פתיחת כרטיס המוצר — עריכת מינ'/מקס'/נקודת הזמנה/מלאי ביטחון/זמן אספקה/צריכה חודשית.
📈 יתרה	קביעת יתרה ידנית — מזין כמות חדשה ועלות ליחידה. המערכת יוצרת תנועת התאמה אוטומטית.
🛒 הזמן	מופיע רק לפריטים בסטטוס "דורש הזמנה" / "מתחת למינ'" / "אזל". פותח הזמנת רכש חדשה עם המוצר, הספק והכמות המומלצת ממולאים אוטומטית.

🚚ניפוקים

מסך הניפוקים מציג את כל תנועות הניפוק (issue) שבוצעו — מי קיבל, מאיזו מחלקה, כמות, תאריך ומי ביצע.

פעולות (warehouse + admin בלבד)

כפתור	תיאור
+ ניפוק חדש	פותח טופס ניפוק: מוצר, מחסן, כמות, מקבל, מחלקה, הערות. הכמות מנוכה מהמלאי מיידית.
📄 תבנית CSV	מוריד קובץ תבנית עם 2 שורות דוגמה. עמודות: sku, quantity, issued_to, department, notes, warehouse_code.
📥 ייבוא ניפוקים	ייבוא ניפוקים מקובץ CSV. כל שורה מייצרת ניפוק נפרד. המערכת בודקת שיש מספיק מלאי לכל פריט.
📤 ייצוא לאקסל	מוריד CSV עם כל הניפוקים (מכבד סינון תאריכים). הקובץ כולל BOM לתצוגה תקינה בעברית באקסל.

🔄תנועות מלאי

מציג את כל התנועות: קבלה (GRN), החזרה לספק, התאמה, ניפוק, העברה. סינון לפי סוג תנועה וטווח תאריכים.

• + תנועה ידנית (warehouse + admin) — יצירת תנועה ידנית: מוצר, מחסן, סוג (התאמה/ניפוק/העברה), כיוון (כניסה/יציאה), כמות, עלות והערות.

⚙הגדרות מלאי

טבלה של כל הגדרות המלאי למוצרים: מינימום, מקסימום, נקודת הזמנה, כמות הזמנה, מלאי ביטחון, זמן אספקה, ספק מועדף, יחידת מידה, צריכה חודשית, סיווג ABC, ומלאי נוכחי.

פעולות (warehouse + admin בלבד)

• + הגדרה חדשה — יצירת הגדרת מלאי למוצר שעדיין לא מוגדר.
• 📥 ייבוא CSV — ייבוא/עדכון הגדרות מלאי מקובץ.
• ✎ ערוך — עריכת ההגדרות בשורה.

🏢ניהול מחסנים

יצירה ועריכה של מחסנים. לכל חברה מחסן ברירת מחדל אחד.

• + מחסן חדש (warehouse + admin) — שם, קוד, כתובת, וסימון ברירת מחדל.
• ✎ ערוך (warehouse + admin) — עדכון פרטי מחסן קיים.

🔄תהליך מלאי — מקצה לקצה

⇧ חזרה לתוכן

תהליך הרכש המלא — PR עד תשלום

קיצורי מקלדת שימושיים

פעולה	קיצור
שליחת טופס כניסה	Enter
סגירת חלון מודלי	Esc
ניווט בין תיבות 2FA	הדפדפן עובר אוטומטית עם כל ספרה

מסך ניהול המשתמשים נמצא תחת ניהול ← משתמשים. גלוי למנהל מערכת (sysadmin) ולמנהל רכש (proc_admin).

👤יצירת משתמש חדש

1. עבור לניהול ← משתמשים.
2. לחץ "+ משתמש חדש".
3. מלא את השדות הנדרשים:
   • שם משתמש — שם כניסה ייחודי (באנגלית, אותיות קטנות).
   • שם מלא — שם התצוגה.
   • אימייל — כתובת דוא"ל (אופציונלי).
   • סיסמה — לפחות 8 תווים, חובה: אות גדולה, אות קטנה, ספרה ותו מיוחד.
   • תפקיד — admin / user / viewer.
   • חברה — שיוך לחברה ספציפית (ריק = sysadmin, למנהל מערכת בלבד).
4. לחץ "💾 שמור".

✎עריכת משתמש

1. בטבלת המשתמשים, לחץ "✎ ערוך" בשורת המשתמש.
2. שנה את הפרטים הנדרשים (שם מלא, אימייל, תפקיד).
3. לחץ "💾 שמור".

🔒איפוס סיסמה

1. בטבלת המשתמשים, לחץ "🔒 סיסמה" בשורת המשתמש.
2. ייפתח שדה להזנת סיסמה חדשה.
3. הזן סיסמה חדשה (לפחות 8 תווים, חובה: אות גדולה, אות קטנה, ספרה ותו מיוחד).
4. לחץ "🔒 אפס סיסמה".

✅הפעלה / השבתה

בטבלת המשתמשים ניתן להפעיל או להשבית משתמש:

• הפעלה ✓ — המשתמש יכול להתחבר למערכת.
• השבתה ✖ — המשתמש חסום מהתחברות. משמש להקפאת גישה זמנית מבלי למחוק את המשתמש.

🔒מדיניות סיסמאות

👥טבלת משתמשים

הטבלה מציגה:

עמודה	תיאור
ID	מזהה ייחודי.
שם משתמש	שם הכניסה למערכת.
שם מלא	שם התצוגה.
אימייל	כתובת דוא"ל.
תפקיד	תפקיד המשתמש + תפקיד רכש (אם קיים).
סטטוס	פעיל / לא פעיל.
פעולות	ערוך, איפוס סיסמה, הפעלה/השבתה.